Privacyverklaring

Verwerking van uw gegevens

RefugeeWork slaat gegevens op van vluchtelingen en werkgevers die zich bij ons registreren. Dit omvat ook persoonsgegevens, zoals namen, (e-mail)adressen en telefoonnummers. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) moeten wij de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens vastleggen. We moeten bijvoorbeeld aangeven wat we wel en niet met de gegevens doen, en wat we van onze

partners verwachten. Deze verklaring is vastgesteld op 3 augustus 2026 en is van toepassing op vluchtelingen (werkzoekenden), werkgevers (contactpersonen van organisaties) en websitebezoekers.

Voor wie is dit beleid bedoeld?

Dit beleid is bedoeld voor alle personen en organisaties met wie wij persoonsgegevens uitwisselen. Meer specifiek is dit beleid geschreven voor:

• Werkzoekenden met een vluchtelingenachtergrond van wie wij persoonsgegevens opslaan en mogelijk delen met werkgevers via ons platform;
• Werkgevers en hun contactpersonen die het platform gebruiken om vacatures te plaatsen en sollicitaties te bekijken;
• Ontvangers van onze nieuwsbrief;
• Websitebezoekers die het platform bekijken;
• Maatschappelijke organisaties waarmee wij samenwerken om betere kansen op werk voor vluchtelingen te bieden.

Wat betekenen alle juridische termen?

Omdat er veel juridische termen worden gebruikt in de AVG, leggen we deze eerst graag uit.

• Persoonsgegevens: alle gegevens die informatie geven over een natuurlijk persoon en waarmee u de identiteit van deze persoon direct of indirect kunt bepalen. Bijvoorbeeld een naam, (e-mail)adres of telefoonnummer.
• Betrokkenen: de persoon over wie de persoonsgegevens gaan, of diens vertegenwoordiger. In het geval van RefugeeWork is dit bijvoorbeeld de werkzoekende van wie het adres en telefoonnummer zijn opgeslagen, of de contactpersoon van de werkgever van wie de gegevens zijn geregistreerd.
• Verwerken van persoonsgegevens: alles wat u met persoonsgegevens kunt doen, zoals: verzamelen, vastleggen en ordenen van gegevens; opvragen, wijzigen en raadplegen van gegevens; verstrekken van gegevens aan anderen; anonimiseren, blokkeren of vernietigen van gegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke: de persoon of organisatie die bepaalt: of persoonsgegevens verwerkt mogen worden en zo ja, welke; voor welk doel deze persoonsgegevens verwerkt mogen worden; wat die verwerking precies inhoudt; en welke middelen gebruikt mogen worden.
• Verwerker: de organisatie die persoonsgegevens verwerkt voor de verwerkingsverantwoordelijke. Om deze verwerking te regelen, wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld.
• Verwerkersovereenkomst: een afspraak waarin de verwerkingsverantwoordelijke (Partner) en de verwerker (wij als RefugeeWork) afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens.
• Anonimisering: het onomkeerbaar verwijderen of vervangen van persoonsgegevens, zodat de persoon niet meer kan worden herkend.

Welke persoonsgegevens verwerkt RefugeeWork?

RefugeeWork verzamelt en verwerkt gegevens die vrijwillig aan ons zijn verstrekt via registratie op ons platform. Wij behandelen alle gegevens vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de doelen die in deze verklaring staan.

Persoonsgegevens van werkzoekenden

Als een platform dat vluchtelingen met de arbeidsmarkt verbindt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van werkzoekenden:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres
• Verblijfsstatus
• Niveau van de Nederlandse en Engelse taal
• Gewenste beroepssector
• Opleidingsgeschiedenis
• Werkervaring
• Vaardigheden
• Persoonlijke omschrijving (over mij)
• Motivatie-antwoorden die zijn gegeven als onderdeel van sollicitaties (vrije tekst antwoorden op specifieke vragen bij een vacature)

Persoonsgegevens van werkgevers (contactpersonen van organisaties)

Wij verwerken de volgende gegevens van contactpersonen van werkgevers die het platform gebruiken:

• Voornaam en achternaam van de contactpersoon
• E-mailadres van de contactpersoon
• Telefoonnummer van de organisatie
• Naam van de organisatie (zoals geregistreerd bij de KvK)
• Logo van de organisatie
• Kantoorlocaties en adres(sen)
• Omschrijving van de organisatie

Gegevens verwerkt via sollicitaties

Wanneer een werkzoekende via ons platform op een vacature solliciteert, verwerken wij de door hen gegeven motivatie-antwoorden. Deze antwoorden zijn gekoppeld aan de specifieke vacature en kunnen worden gedeeld met de werkgever die de vacature heeft geplaatst, om de sollicitatie te beoordelen.

Wanneer er op een vacature wordt gesolliciteerd, wordt het profiel van de werkzoekende direct gedeeld met de werkgever van die vacature. Deze eerste toegang omvat verblijfsstatus, Nederlands en Engels taalniveau, opleidingsgeschiedenis, werkervaring, vaardigheden, de persoonlijke omschrijving (over mij) en de motivatie-antwoorden. Pas nadat de werkgever de sollicitatie heeft geaccepteerd, worden de contactgegevens van de werkzoekende (telefoonnummer & e-mailadres) gedeeld met de werkgever. Wij verwerken deze gegevens om informatie te verzamelen over de kandidaten in onze database en om de match tussen werkzoekenden en vacatures makkelijker te maken. Deze informatie is nodig voor de kernactiviteit van RefugeeWork: het dichter bij elkaar brengen van vluchtelingen en de arbeidsmarkt.

Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij houden ons aan de wet bij het verwerken van persoonsgegevens en zorgen ervoor dat dit op een goede, zorgvuldige en transparante manier gebeurt. Wij verwerken uw gegevens op basis van specifieke wettelijke gronden zoals vastgelegd in de AVG. Onze kernactiviteit van het matchen van werkzoekenden met vacatures wordt verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om deze verbindingen mogelijk te maken. Waar wij gegevens verwerken voor andere doeleinden, zoals het sturen van nieuwsbrieven of het plaatsen van niet-essentiële cookies, doen wij dit op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. De persoonsgegevens behoren toe aan betrokkenen en partners, en wij gebruiken ze alleen voor de doelen die wij hierboven hebben genoemd. Als wij de gegevens breder willen gebruiken, zullen wij toestemming vragen aan de betreffende persoon en/of hiervoor een wettelijke basis bieden.

Uw rechten als betrokkene

Als betrokkene heeft u de volgende rechten onder de AVG:

Recht op inzage en wijziging: Werkzoekenden en contactpersonen van werkgevers die zich bij ons registreren, kunnen hun gegevens op elk moment opvragen, inzien, wijzigen of verwijderen door in te loggen op hun persoonlijke online account.

Recht om een sollicitatie in te trekken (AVG art. 17): Een werkzoekende kan een ingediende sollicitatie op elk moment intrekken, ongeacht de status van de sollicitatie. Na intrekking: Is de motivatietekst die eerder met de werkgever is gedeeld, niet langer beschikbaar voor de werkgever. Werkt een tijdelijke link naar het profiel van de sollicitant voor de werkgever niet meer. Bewaart het platform een verslag dat de sollicitatie heeft bestaan voor verantwoordingsdoeleinden, maar het wordt niet langer als een actieve sollicitatie behandeld.

Recht op beperking van de verwerking — account deactiveren (AVG art. 18): een werkzoekende of contactpersoon van een werkgever kan zijn account op inactief zetten (pauzeren) zonder het permanent te verwijderen. Terwijl het inactief is:

• is het profiel van de werkzoekende niet zichtbaar voor werkgevers.
• zijn sollicitaties verborgen voor werkgevers.
• worden er geen persoonsgegevens verwijderd; het account en de gegevens
• worden bewaard en kunnen op elk moment opnieuw worden geactiveerd.

Recht op vergetelheid — account verwijderen (AVG art. 17): Een werkzoekende of contactpersoon van een werkgever kan zijn account permanent verwijderen. Dit kan in de persoonlijke online accountinstellingen worden gedaan. Het verwijderen van een account verwijdert alle identificeerbare informatie van het platform:

• Werkzoekenden: naam, e-mail, telefoonnummer, adres, opleidingsgeschiedenis, werkgeschiedenis en alle profielinformatie. Alle sollicitaties, contactinformatie en profielgegevens worden verwijderd uit openbare en beveiligde weergaven.
• Contactpersonen werkgever: naam, e-mail en telefoonnummer. Vacatures van de organisatie worden niet beïnvloed.
• Het verwijderen van een account is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Uw rechten uitoefenen

Rechten op grond van de artikelen 15–21 van de AVG kunnen worden uitgeoefend via uw persoonlijke online account, waar deze functionaliteit beschikbaar is. U kunt uw rechten, indien van toepassing, ook uitoefenen door contact met ons op te nemen via refugeework@refugeetalenthub.com. Geef daarbij aan van welk recht u gebruik wilt maken en verstrek voldoende informatie om ons in staat te stellen u te identificeren en uw verzoek te verwerken. Indien nodig kan aanvullende informatie worden gevraagd om uw identiteit te verifiëren.

Verzoeken worden zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen één maand verwerkt. Indien van toepassing kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. Als de reactietermijn wordt verlengd, informeren wij u binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvoor.

Gegevensbewaring en automatische verwerking

Wij nemen het principe van opslagbeperking (AVG art. 5(1)(e)) serieus en hebben automatische processen ingesteld om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet langer dan nodig worden bewaard:

• Automatisch opschonen van nooit-geactiveerde accounts: Gebruikersaccounts die zijn aangemaakt maar nooit zijn geactiveerd (zoals verlaten registraties of ongebruikte uitnodigingen) worden na een vastgestelde bewaartermijn van 14 dagen automatisch verwijderd. Dit geldt zowel voor zelf gemaakte accounts als voor registraties via een uitnodiging. Er wordt geen melding gestuurd naar de verwijderde gebruiker.
• Automatisch anonimiseren van inactieve gebruikers (AVG art. 5(1)(e) en art.25): Geactiveerde gebruikersaccounts die gedurende een vastgestelde bewaartermijn van 2 jaar inactief zijn geweest, worden automatisch en onomkeerbaar geanonimiseerd. Dit betekent dat alle persoonsgegevens — naam, e-mail, telefoonnummer, adres, vrije teksten, opleiding, werkervaring en vaardigheden — permanent worden verwijderd of vervangen. Na anonimisering kan de persoon niet meer worden geïdentificeerd. Het dossier zelf blijft bewaard (niet volledig verwijderd) zodat verwijzingen vanuit bestaande sollicitaties geldig blijven, maar er blijven nergens meer persoonsgegevens zichtbaar.
• Bewaren van sollicitatiegegevens (AVG art. 5(1)(e) en art. 9): Sollicitatiegegevens — in het bijzonder vrije tekst motivatie-antwoorden die per ongeluk bijzondere persoonsgegevens kunnen bevatten — worden automatisch gewist of geanonimiseerd zodra een sollicitatie een eindstatus bereikt (bijv. afgewezen of gesloten) en een vastgestelde bewaartermijn is verstreken. Sollicitaties die al via een intrekking zijn gewist, worden niet opnieuw verwerkt.
• Bewaartermijnen: De specifieke bewaartermijnen worden ingesteld door de platformbeheerder en regelmatig gecontroleerd. Wij passen het principe van dataminimalisatie toe: persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Gegevens delen met derde partijen

Om ons platform veilig en efficiënt te laten draaien, maken wij gebruik van betrouwbare externe dienstverleners. Dit omvat cloudhostingproviders, e-mailserviceproviders en adresvalidatiediensten. Deze operationele derde partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend namens ons.

Cookies en externe insluitingen

Onze website maakt gebruik van cookies. Wij maken onderscheid tussen:

• Strikt noodzakelijke cookies (bijv. inlogsessie, taalvoorkeur, beveiliging): deze zijn altijd actief en hebben geen toestemming nodig. Ze worden vermeld in onze cookieverklaring.
• Niet-essentiële cookies en insluitingen van derden (bijv. Google Maps): deze worden pas geladen nadat de bezoeker vooraf toestemming heeft gegeven, in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse Telecommunicatiewet (ePrivacy).

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, wordt er een cookiebanner getoond. U kunt alles accepteren, alle niet-essentiële cookies weigeren, of per categorie kiezen. Weigeren is net zo eenvoudig als accepteren — er worden geen vooraf aangevinkte vakjes of misleidende patronen gebruikt. Uw keuze wordt onthouden over verschillende pagina's en sessies. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment bekijken, wijzigen of intrekken via de link Cookie-instellingen onderaan de pagina.

Gegevensbeveiliging en datamigratie

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking, in overeenstemming met AVG art. 32. Dit omvat ook een veilige omgang met gegevens tijdens een eventuele migratie tussen platforms, waarbij:

• Alleen gegevens met een blijvend doel worden gemigreerd (dataminimalisatie, AVG art. 5(1)(c)).
• De juistheid van gegevens wordt gecontroleerd tijdens de migratie (AVG art. 5(1)(d)).
• De overdracht en opslag van begin tot eind zijn beveiligd.
• Betrokkenen worden geïnformeerd wanneer hun gegevens naar een nieuw platform worden verplaatst (AVG art. 13/14).
• Elke partij die tijdens de migratie als verwerker optreedt, is gebonden aan een schriftelijke verwerkersovereenkomst (AVG art. 28).

Contact

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, uw rechten, of hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via refugeework@refugeetalenthub.com.